Von Excel nach PowerPoint

Das in einer Arbeitsmappe eingebettete Add-in bietet unseren Kunden eine schnelle Lösung des Exports von Excel Diagrammen und Datenbereichen nach PowerPoint Präsentationen. Das Add-in hilft damit, dass eine große Anzahl von Diagrammen und Datenbereichen in der Excel Arbeitsmappe nach einmaliger Konfiguration nach PowerPoint Präsentationen exportiert werden, so dass unsere Kunden von einer Menge von fehleranfälliger Copy-Paste Arbeit befreit werden.

System Anforderungen

  • Microsoft® Office Excel 2007 / 2010
  • Microsoft® Office PowerPoint 2007 / 2010
  • Microsoft® .NET Framework 4 *
  • Visual Studio®-Tools für Office *

* Diese wird bei der Installation runtergeladen.

Installation

1. Die runtergelandene Zip Datei entpacken, und Sie erhalten drei Dateien und ein Verzeichnis, davon gibt es die Arbeitsmappe, die Sie bearbeiten.

2. Um das Add-in in der Arbeitsmappe zu installieren, können Sie das setup.exe Programm ausführen, das Standard Office Add-in Setup Programm (WorkbookForExcel2PowerPoint.vsto) ausführen oder einfach die Arbeitsmappe öffnen. Alle benötige DLL Dateien werden automatisch runtergeladen und installiert.

3. Das ist ein Dokument Add-in, das heißt, es funktioniert nur in dieser Arbeitsmappe. Wenn Sie das Excel Programm ausführen, finden Sie das Add-in nicht, weil das Add-in nicht in anderen Arbeitsmappen installiert wird.

4. Sie können auch das Add-in deinstallieren. Gehen Sie zur Systemsteuerung, Programme und Funktionen öffnen, das installierte Add-in deinstallieren.

Nutzungsanweisung

Konfiguration

1. Nachdem Sie alle Datenbereiche und Diagramme in der Arbeitsmappe erstellt und die Daten eingefügt haben, gehen Sie zum PowerPoint Bridge Tab, dort finden Sie drei Gruppen: PowerPoint Transfer, Kontakt und Information. Die erste Gruppe enthält die Funktionen, die Sie hauptsächlich benötigen, um PowerPoint Präsentation zu exportieren. Die zweite Gruppe enthält die Information von Kontakt mit BSS-WEST. Die letzte Gruppe enthält die Information und Hilfe bezogen auf das Add-in.

2. Klicken Sie auf Konfigurieren,

um die Konfigurationsform zu öffnen. Alle Tabellen, die mindestens ein Objekt (entweder Diagramme oder benannte Bereiche) enthalten, werden in einer Baumansicht (links) angezeigt (Der Name eines benannten Datenbereichs ist in der Form Tabellename!Datenbereichname, wenn der Datenbereich zu einer Tabelle gehört.). Wenn Sie auf dem Knoten von einem Objekt klicken, wird eine Vorschau vom Objekt unter der Baumansicht angezeigt, sodass Sie wissen, welches Objekt es ist.

3. Dann laden Sie eine PowerPoint Vorlage, durch klicken auf .

Nach dem Laden, sehen Sie alle Folien, die in einer anderen Baumansicht (rechts) angezeigt werden. Wie die Knoten von Objekte in Tabellen, können Sie die Vorschau von Folien durch klicken auf einen Knoten in der Baumansicht anzeigen. Die Vorschau von Folien wird in der Mitte der Form angezeigt, Sie können immer die aktuelle Folie in der Vorschau sehen.

4. Um ein Objekt in eine Folie hinzuzufügen gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder wählen Sie einen Knoten vom Objekt in der Tabelle Baumansicht aus und klicken Sie auf Einfügen. In diesem Fall wird die Standardposition des Objekts übernommen.

Oder Sie halten den linken Mausbutton auf einem Konten und ziehen es auf die Folienvorschau. Während Sie den Knoten ziehen, sehen Sie die Vorschau vom Objekt. In diesem Fall können Sie die Position des Objekts bestimmen. (Der Mauszeiger kann aber im Schnappschuss nicht gesehen werden.)

Wenn ein Objekt hinzugefügt wird, sehen Sie den neuen Konten des Objekts in der Folie Baumansicht, das hinter dem Knoten entsprechender Folie festgelegt wird. (Um den Namen des Objekts in der ganzen Präsentation eindeutig zu machen wird ein neuer Name vom Objekt automatisch erzeugt, nämlich Bild_Nummer (Tabellename, Objektname) (z.B. Bild_1 (Tabelle1, Diagramm1)), wobei die Nummer automatisch erhöht wird).

Für Sicherheit und Konsistenz werden die Objekte als Bilder in Folien hinzugefügt, sodass man die Daten in der Präsentation nicht ändern kann.

5. Wenn der Name vom Objekt anders sein soll, können Sie ihn auch ändern. Doppelklicken Sie auf den Konten vom Objekt in der Folie Baumansicht, geben Sie einen neuen Namen ein. Drücken Sie die Eingabetaste, um den neuen Namen zu übernehmen.

Wenn Sie während der Modifizierung den alten Name zurücksetzen möchten, drücken Sie die ESC-Taste oder klicken Sie anderswo innenhalb der Folien Baumansicht. Der Name muss in der ganzen Präsentation eindeutig und darf nicht leer sein, deswegen wird der neue Name überprüft.

6. Sie können die Position und die Größe des Objekts direkt in der Folienvorschau ändern. Klicken Sie auf ein Objekt in der Vorschau, dann sehen Sie einen Rahmen rundum das Objekt.

Jetzt wird das Objekt ausgewählt, und Sie können es ziehen, um es neu zu platzieren, und den Rahmen ziehen, um die Größe zu ändern. Danach klicken Sie anderswo, um die Änderung zu übernehmen.

7. Um ein hinzugefügtes Objekt zu entfernen, klicken Sie entweder das Objekt in der Folienvorschau, oder den Knoten des Objekts in der Folie Baumansicht, und klicken Sie auf Entfernen. Der Knoten vom Objekt wird auch von entsprechendem Knoten von Folie entfernt.

8. Wenn die Bearbeitung fertig ist klicken Sie auf Bestätigung.

Dadurch speichern Sie die Präsentation und die Konfiguration (welches Objekt wird in welcher Folie hinzugefügt, die Position, die Größe usw.). Die Konfiguration wird in derselben Arbeitsmappe gespeichert (aber man sieht sie nicht). Wenn Sie die Arbeitsmappe schließen, obwohl Sie nichts ändern, werden Sie gefragt, ob die Änderungen von der Arbeitsmappe gespeichert werden sollen. In diesem Fall klicken Sie Ja. Nach dem Erzeugen der Präsentation wird sie automatisch geöffnet.

9. Wenn Sie die Präsentation noch nicht speichern und die Konfiguration zukunftig weiter bearbeiten möchten, können Sie einfach die Konfigurationsform durch klicken auf Abbrechen verlassen.

Sie können das Fenster auch durch das Kreuz oben rechts schließen. Dann werden Sie gefragt, ob die Konfiguration gespeichert werden soll.

Änderung

1. Die Vorschau in der Konfigurationsform bietet die Möglichkeit an, die Objekte aus den Tabellen zu ändern. Um eine erweitere Bearbeitung von der Präsentation zu machen können Sie natürlich die Präsentation in PowerPoint ändern. Um die Änderungen, die in PowerPoint gemacht worden, in der Arbeitsmappe zu übernehmen klicken Sie auf Änderungen übernehmen.

(Wenn ein Objekt in der Präsentation nicht mehr gefunden werden kann (Name geändert oder entfernt), werden Sie gewarnt und die entsprechende Konfigurationen in der Arbeitsmappe werden auch entfernt.)

2. Wenn es bereits eine vorhandene Konfiguration in der Arbeitsmappe gibt und Sie wieder auf Konfigurieren klicken, sehen Sie die vorhandene Konfiguration schon in der Konfigurationsform, sodass Sie nicht erneut bearbeiten müssen.

Präsentation wieder erzeugen

1. Wenn Sie schon alles konfiguriert haben, können Sie die Präsentation jeder Zeit neu erzeugen. Klicken Sie auf Präsentation erzeugen,

um eine neue Präsentation mit den aktuellen Objekten in Tabellen zu erzeugen. Dadurch können Sie immer die aktuelle Daten in einem gleichen Muster präsentieren.

2. Natürlich können Sie zu jeder Zeit die Konfiguration wieder ändern und ein neues Präsentationsmuster erzeugen.

Kontakt und Information

1. Sie können uns kontaktieren und auf weitere Informationen zugreifen.

Wenn Sie auf BSS-WEST klicken, können Sie direkt zur unserer Webseite gehen. Sie können uns auch eine E-Mail schicken, durch klicken auf dem E-Mail Button. Unter dem E-Mail Button finden Sie auch unsere Telefon- und Faxnummer.

2. Klicken Sie auf Hilfe, um diese Supportseite zu öffnen. Und klicken Sie auf Info über, um die Informationen über das Add-in anzuzeigen.